Workflows Brief — Full nghiệp vụ & Quy trình hệ thống

🔄 SƠ ĐỒ ĐÃ DỰNG LẠI NGÀY 03/09/2026

Cả phần chữ và năm tệp sơ đồ SVG đều theo bản ERP ngày 03/09/2026. Sơ đồ Tự động hoá (#at) nay có bốn làn — thêm làn Trợ lý ngoài gọi tao_ky_nang / tao_quy_trinh qua khoá API — và nói rõ ba điểm đã đổi: kỹ năng phát hành theo hai đường (cho người đọc mức Xem/Sửa, và cho trợ lý qua skill_ids); quy trình tạo mới luôn TẮT, engine chỉ chạy sau khi người bật; nhật ký thực thi ghi kèm actor_id và source.

Dựng lại bằng build_diagrams.py. Kiến trúc AI đầy đủ kèm sơ đồ riêng: Phân tích hệ thống → AI Engine & Gateway.

1. Sơ đồ tổng thể liên phòng ban — 12 pha

Overview · 4 Swimlanes · 12 Phases

Toàn bộ vòng đời hợp tác từ khi phát sinh yêu cầu (Lead/RFQ) đến khi bàn giao, thu tiền, tính hoa hồng và đóng hồ sơ dự án. Điểm nút cốt lõi (Focal Point) là Pha 5 — Bóc tách WBS Deliverables & Task: nếu bóc tách không chuẩn sẽ kéo theo trễ tiến độ, chi phí vượt dự toán và tranh chấp nghiệm thu.

Pha nghiệp vụ tuần tự

Làn phối hợp liên phòng ban

Giai đoạn phễu bán hàng

100%

Truy vết qua Revision Snapshot

Cách đọc sơ đồ: Luồng chạy từ trái qua phải theo trục thời gian; chip OUT (xanh) của bước trước trở thành chip IN (xám) của bước sau (ví dụ: HD — Hợp đồng dịch vụ — sinh ở pha 3, được Quản lý nhận ở pha 4 và Kế toán nhận ở pha 6). Nét đứt thể hiện luồng trigger/đối chiếu song song.

Bảng đặc tả chi tiết 12 pha tổng thể

Pha	Tên bước	Vai (Ai làm)	Đầu vào (Input)	Đầu ra (Output)	Công cụ / Hệ thống	Định mức & SLA	Điểm kiểm soát & Rủi ro
Pha 1	Tiếp nhận Lead / RFQ	Phòng Sales	Nhu cầu khách từ HubSpot, Zalo OA, Web, Hotline	Phiếu Lead `LD` & Hồ sơ Contact	CRM Contacts · Ingest API	Phản hồi trong ≤ 2 giờ	Tránh trùng lặp đối tác (quét trùng tên/MST/SĐT trước khi tạo).
Pha 2	Lập Báo giá & Proposal	Phòng Sales	Phiếu Lead `LD` & Khảo sát bài toán	Báo giá `QT` (BG-*) kèm One-pager	Pricing Module · Docs	Gửi trong ≤ 24 giờ	Bóc tách chi phí cố định (FC) & biến đổi (VC), giữ margin mục tiêu ≥ 30%.
Pha 3	Chốt Deal & Ký Hợp đồng	Phòng Sales	Báo giá `QT` & Xác nhận đối tác	Hợp đồng dịch vụ `HD` (dealStage: won)	Project Init · CRM Deal	Ký HĐ trước khi sản xuất	Nguyên tắc: Không có hợp đồng/xác nhận cọc bằng văn bản thì không triển khai.
Pha 4	Phê duyệt & Phân công	Quản lý / BOD	Hợp đồng `HD` & Phạm vi công việc	Lệnh phân công `AS` (PM & Lead)	Board Phân công PCCV	Phân công trong ≤ 12 giờ	Cân đối tải việc nhân sự theo timeline và chuyên môn (Tech / Design / Media).
Pha 5 ★	Bóc tách WBS Deliverables & Task	Kỹ thuật / Delivery	Lệnh phân công `AS` & Scope HĐ	Danh mục Task `TK` (mã CTC-*)	Tasks Kanban · Nexa	Hoàn thành trong ≤ 1 ngày	FOCAL POINT: Bóc tách đúng tiêu chí nghiệm thu (Definition of Done), gán tag `gp:` và `viec:`.
Pha 6	Thu cọc & Kế hoạch Dòng tiền	Kế toán / Tài chính	Hợp đồng `HD` & Danh mục việc `TK`	Phiếu thu cọc `TU` / Kế hoạch chi	Finance · Bank TCB	Thu cọc 30-50% trước T+3	Khớp tiền thực về tài khoản Techcombank trước khi cấp ngân sách triển khai.
Pha 7	Thực thi Sprint & Focus Mode	Kỹ thuật / Delivery	Danh mục Task `TK` & Tiền cọc `TU`	Sản phẩm Deliverable `DL` & Feature Code	Kanban · Focus · YouTube BG	Theo mốc Sprint hàng tuần	Nhân sự bật Focus mode để tập trung; cập nhật trạng thái realtime qua SSE.
Pha 8	Review & Nghiệm thu Từng phần	Kỹ thuật / QA / Client	Sản phẩm `DL`	Biên bản review `RV` (resolved thread)	Review Layer (@mention, pin)	Review trong ≤ 24 giờ	Ghim comment trực tiếp lên màn hình/trường dữ liệu để sửa đúng vị trí.
Pha 9 ⚠	Kiểm soát Phát sinh & Chi phí NCC	Quản lý / Kế toán	Biên bản review `RV` & Báo giá NCC	Phát sinh đã duyệt `PS` & HĐ NCC	Vendors Module (AP)	Duyệt chi trong ≤ 2 giờ	ĐIỂM KIỂM SOÁT: Mọi chi phí vượt ngân sách hoặc hợp đồng NCC > 5tr bắt buộc BOD duyệt.
Pha 10	Quyết toán Dự án (Thu / Chi)	Kế toán / Tài chính	Sản phẩm bàn giao & Chứng từ chi `PS`	Bảng đối soát quyết toán `ST`	Settlement · P&L Report	Trong ≤ 3 ngày sau hoàn thành	Đối soát thực thu vs thực chi, kiểm tra biên lợi nhuận ròng dự án.
Pha 11	Xuất Hoá đơn GTGT & Thu đủ	Kế toán / Tài chính	Bảng quyết toán `ST` & Biên bản nghiệm thu	Hoá đơn `IV` (CTC-INV-*) & Tiền đủ	Invoices Module · OCR Scan	Xuất HĐ trong ≤ 24 giờ	Đóng sổ công nợ AR; quét OCR hoá đơn đầu vào để lưu trữ đối chiếu thuế.
Pha 12	CSKH, Tính Hoa hồng & Đóng hồ sơ	Sales & Quản lý	Hoá đơn `IV` & Quyết toán hoàn tất	Hồ sơ đóng `CL` & Báo cáo hoa hồng	Income · Skills · Library	Đóng hồ sơ trong ≤ 7 ngày	Tự động tính hoa hồng dự án & thuế TNCN cho Sales/PM; lưu tài liệu vào Thư viện.

2. Quy trình Bán hàng & Quản lý Deal — 10 bước

Sales & Deal Pipeline · 7 Deal Stages

Quy trình bán hàng B2B chuyển đổi qua 7 giai đoạn: lead → contact → demo → proposal → negotiation → won / lost. Lưu ý: Deal sống trên Project (mỗi dự án có dealStage và dealValue độc lập), tổng giá trị đối tác được tự động tính rollup trên giao diện.

Focal Point Bán hàng: Bước 6 — Thương lượng & Chốt điều khoản. Điểm chuyển giao quyết định giữa giai đoạn bán hàng và giai đoạn thực thi sản phẩm.

Bảng đặc tả 10 bước Bán hàng & Phễu Deal

Bước	Tên bước	Vai thực hiện	Đầu vào (Input)	Đầu ra (Output)	Công cụ / Màn hình	Quy định nghiệp vụ & Chuyển bước
B1	Thu thập Lead đa kênh	Marketing / Ingest	Form Web, Zalo OA, HubSpot Sync	Bản ghi Lead mới `LD`	`/api/lead-ingest`	Tự động nạp vào hệ thống; thông báo qua kênh Telegram nội bộ.
B2	Sàng lọc & Gắn Tag phân loại	Sales Lead	Lead mới `LD`	Hồ sơ Contact `CT` chuẩn	Màn hình `/crm`	Gắn bắt buộc tag `nganh:` và `gp:` để phân bổ đúng chuyên gia.
B3	Tư vấn bài toán & Pitching	Sales Lead	Contact `CT` & Lịch sử trao đổi	Biên bản tư vấn `DM`	`/library` (Pitch Deck)	Khảo sát 4 trụ cột: Hiện trạng, Nỗi đau, Mục tiêu, Ngân sách kỳ vọng.
B4	Khảo sát Kỹ thuật & One-pager	Solution Architect	Biên bản tư vấn `DM`	One-pager giải pháp `OP`	Docs · Architecture Spine	Xác định sơ bộ kiến trúc, công nghệ, thời gian thực thi (Sprint timeline).
B5	Lập Báo giá & Proposal	Sales Lead	One-pager `OP`	Báo giá chính thức `QT` (BG-*)	Màn hình `/pricing`	Lập theo form chuẩn, tính rõ điều khoản thanh toán 40/30/30 hoặc 50/50.
B6 ★	Thương lượng & Chốt điều khoản	Khách hàng & Sales	Báo giá `QT`	Xác nhận chốt `OK` (Deal 80%)	`/projects` (Phễu Deal)	FOCAL: Thống nhất phạm vi không phát sinh, quyền sở hữu trí tuệ và SLA hỗ trợ.
B7	Ký HĐ & Khởi tạo Dự án	Sales Lead & BOD	Xác nhận chốt `OK`	HĐ ký `HD` · Project Won	`/projects` (status: planning)	Chuyển `dealStage: won` (100%), ghi nhận `dealValue` chính thức vào sổ.
B8	Bàn giao cho Delivery Team	Sales & Tech Lead	Hợp đồng `HD` & Hồ sơ kỹ thuật	Biên bản bàn giao `HB`	Meeting Kickoff nội bộ	Sales làm rõ toàn bộ cam kết và kỳ vọng đặc thù của khách hàng cho đội Dev.
B9	Đồng hành các mốc nghiệm thu	Sales Lead	Bàn giao `HB` & Tiến độ Sprint	Biên bản nghiệm thu `AC`	Review Layer · Demo	Sales hỗ trợ giải quyết vướng mắc phát sinh trong quá trình nghiệm thu.
B10	CSKH sau bán & Chào gói mở rộng	Sales Lead	Dự án hoàn thành	HĐ gia hạn / Retainer `UP`	`/mail` · `/crm`	Chăm sóc định kỳ 3 mốc (3-5-7 ngày), đề xuất gói bảo trì và tính năng AI nâng cao.

3. Quy trình Kỹ thuật, Triển khai & Vận hành — 10 bước

Delivery & Task Execution · Review Layer

Quy trình thực thi kỹ thuật từ khi nhận dự án đến bàn giao. Ứng dụng mô hình Kanban 4 cột (todo → in_progress → review → done), chế độ Focus Mode hỗ trợ tập trung cao độ, Review Layer ghim comment trực tiếp trên giao diện và Workflow Canvas tự động hoá thông báo qua Telegram/Zalo.

Focal Point Triển khai: Bước 5 — Thực thi công việc (Kanban & Focus Mode). Tự động ghi nhận thời gian tập trung focusedMin và đồng bộ realtime qua SSE.

Bảng đặc tả 10 bước Kỹ thuật & Triển khai

Bước	Tên bước	Vai thực hiện	Đầu vào (Input)	Đầu ra (Output)	Công cụ / Màn hình	Quy định nghiệp vụ & Tiêu chuẩn
B1	Tiếp nhận Dự án & Khởi tạo WBS	Project Manager	Hợp đồng dịch vụ `PJ`	Cấu trúc WBS dự án	Màn hình `/projects/[id]`	Thiết lập mục tiêu sprint, ngày bắt đầu và deadline cam kết.
B2	Bóc tách Công việc (Tasks)	Project Manager	WBS Dự án	Danh mục Task `TS` (CTC-*)	Màn hình `/tasks`	Sinh mã tự tăng `CTC-n`, mô tả rõ yêu cầu kỹ thuật & tiêu chí hoàn thành.
B3	Gắn Tag & Phân công Nhân sự	Project Manager	Task `TS`	Ma trận Tag & Assignee `TG`	Màn hình `/tags`	Gán bắt buộc 3 chiều tag: `gp:`, `nganh:`, `viec:*` để đo KPI.
B4	Lập Kế hoạch Sprint & Deadline	Tech Team / Dev	Task đã gán tag `TG`	Kế hoạch Sprint `SP`	`/calendar` · `/focus`	Xác định độ ưu tiên (urgent/high/medium/low) và chia mốc hoàn thành theo ngày.
B5 ★	Thực thi Công việc & Focus Mode	Developer / Member	Kế hoạch Sprint `SP`	Deliverable & Code `CD`	Màn hình `/focus`	FOCAL: Kéo sang `in_progress`; bật đồng hồ Focus (Pomodoro + nhạc nền) ghi nhận `focusedMin`.
B6	Review chéo & Ghim Comment	Review / QA Layer	Sản phẩm hoàn thành `CD`	Thread Review `CM`	Review Layer (@mention)	Chuyển task sang `review`; ghim comment toạ độ, @tag người duyệt để giải trình.
B7	Tích hợp Tự động hoá (Workflow)	Tech Lead / PM	Sự kiện đổi trạng thái	Trigger Workflow `WF`	Màn hình `/workflows`	Cấu hình rule: khi task done → tự động gửi thông báo Telegram/GWS và tạo task phụ.
B8	Demo UAT với Khách hàng	PM & Stakeholder	Sản phẩm đã review `WF`	Biên bản Demo UAT `DM`	Staging Server / App Preview	Trình diễn tính năng thực tế trên dữ liệu mẫu, ghi nhận phản hồi bổ sung nếu có.
B9	Nghiệm thu Hạng mục Hoàn thành	Project Manager	Demo đạt chuẩn `DM`	Xác nhận Nghiệm thu `AC`	`/projects` (acceptance)	Chuyển task sang `done` (server tự điền `completedAt`); chuyển Project sang `acceptance`.
B10	Đóng gói Kỹ năng & Thư viện	PM & Tech Lead	Dự án nghiệm thu `AC`	Tài liệu Kỹ năng `SK`	`/skills` · `/library`	Xuất SOP / Checklist đóng gói thành Skill tái sử dụng cho các dự án tương tự.

4. Quy trình Kế toán, Tài chính & Công nợ — 10 bước

Finance · Cashflow · Invoices · Vendor AP/AR

Quy trình quản trị dòng tiền 2 chiều THU - CHI: Xuất hoá đơn GTGT (tích hợp scan OCR), theo dõi công nợ phải thu AR, quản trị nhà cung cấp (Vendors AP), tự động hoá các giao dịch định kỳ hàng tháng, tính hoa hồng & thuế TNCN theo biểu luỹ tiến 2026, và đối soát P&L dự án.

Focal Point Tài chính: Bước 5 — Đối soát Thu/Chi & Cảnh báo AR quá hạn. Đảm bảo dòng tiền 13 tuần an toàn, không để nợ đọng vượt hạn mức.

Bảng đặc tả 10 bước Kế toán & Tài chính

Bước	Tên bước	Vai thực hiện	Đầu vào (Input)	Đầu ra (Output)	Công cụ / Màn hình	Quy định nghiệp vụ & Chuẩn mực kế toán
B1	Thiết lập Lịch Thanh toán HĐ	Kế toán Doanh thu	Hợp đồng dịch vụ đã ký	Kế hoạch mốc thu `MS`	Màn hình `/invoices` (draft)	Lập các đợt hoá đơn theo đúng điều khoản HĐ (Tạm ứng, Nghiệm thu, Quyết toán).
B2	Theo dõi & Nhắc hạn Thu Cọc	Kế toán Doanh thu	Mốc thu `MS`	Chứng từ tiền về `CQ`	`/calendar` · Bank TCB	Tự động nhắc Sales/Khách trước hạn 3 ngày; cập nhật khi tiền báo có tài khoản.
B3	Xuất Hoá đơn GTGT (E-Invoice)	Kế toán Doanh thu	Chứng từ thanh toán `CQ`	Hoá đơn `IV` (CTC-INV-*)	`/invoices` (Scan OCR)	Sinh mã hoá đơn điện tử tự tăng, tính đúng thuế suất GTGT, hỗ trợ scan ảnh hoá đơn.
B4	Quản lý Hợp đồng Nhà cung cấp	Kế toán Chi phí	HĐ NCC & Đề nghị chi	Hồ sơ Vendor `VD` đã duyệt	Màn hình `/vendors`	Kiểm tra đối soát: Cam kết − Đã trả = Còn phải trả; cảnh báo chi vượt dự toán.
B5 ★	Đối soát Thu/Chi & Cảnh báo AR	Kế toán trưởng / CFO	Sổ thu/chi & Hoá đơn	Báo cáo Dòng tiền `CF`	Màn hình `/finance`	FOCAL: Giám sát dòng tiền 13 tuần; bật cảnh báo đỏ với hoá đơn quá hạn (> 0 ngày).
B6	Sinh Giao dịch Định kỳ tự động	Kế toán Chi phí	Danh mục Recurrences	Giao dịch định kỳ `RC`	Recurrences Engine	Tự động chạy ngày N hàng tháng (chi phí Server, Tool AI, Thuê văn phòng, Lương...).
B7	Nghiệm thu Chi & Tính Lãi Lỗ P&L	Kế toán trưởng / CFO	Dự án hoàn thành & Chi phí	Báo cáo Lãi Lỗ `PL`	`/projects/[id]` (P&L)	Bóc tách doanh thu thực nhận − chi phí nhân sự − chi phí NCC = Lợi nhuận gộp & ròng.
B8	Tính Hoa hồng & Thuế TNCN	Kế toán Doanh thu	Báo cáo P&L `PL`	Bảng lương & Thuế `IC`	Màn hình `/income`	Tính % hoa hồng theo `dealValue`/thực thu; áp biểu thuế luỹ tiến 7 bậc 2026.
B9	Phê duyệt Báo cáo Tài chính Tháng	Ban Giám đốc (BOD)	Bảng lương & P&L `IC`	Báo cáo duyệt `RP`	`/dashboard` · `/reports`	Xem biểu đồ tỷ trọng `gp:` và `nganh:`; duyệt quyết toán phân bổ quỹ dự phòng.
B10	Đóng sổ Kỳ Kế toán & Lưu trữ	Kế toán trưởng / CFO	Báo cáo duyệt `RP`	Sổ kế toán khoá `CL`	`/system-log` · Backup DB	Khoá số liệu kỳ báo cáo, snapshot database `VACUUM INTO` lưu trữ an toàn.

5. Sơ đồ Tự động hoá (Workflow Engine) & Quản trị Kỹ năng (SOP) — 9 bước

Automation · No-Code Canvas · SOP Governance

Vòng đời từ khi nhân sự biên soạn Sổ tay Kỹ năng chuẩn hoá (SOP), thiết kế kịch bản tự động hoá trên Visual Canvas (React Flow), gửi yêu cầu phát triển (Dev Request) để Ban Giám đốc thẩm định, phát hành phiên bản (Snapshot 20 bản), đến khi Workflow Engine kích hoạt realtime và quét tự động mỗi 30 phút với cơ chế chống bắn lặp 3 lớp.

Cập nhật 03/09/2026. Ba điểm đã đổi ở vòng đời này: ① Kỹ năng có hai đường chia sẻ độc lập — cho người đọc trong ERP (ba mức Không · Xem · Sửa) và phát hành cho trợ lý của từng người qua bot_api_keys.skill_ids; hai đường không liên quan nhau. ② Quy trình tạo mới luôn ở trạng thái tắt, kể cả khi do trợ lý dựng — nó chạy nền và ghi vào dữ liệu thật nên việc bật thuộc về người. ③ Vá một lỗi khiến quy trình đang chạy bị tắt lặng lẽ: mọi lời gọi lưu quy trình mà không kèm cờ active từng bị hiểu là lệnh tắt.

Bước vòng đời tự động hoá

Làn phối hợp (Tác giả · BOD · Engine)

Nguồn Trigger (SSE Diff & 30m Scan)

Lớp bảo vệ chống bắn lặp

Đọc sơ đồ: Tác giả biên soạn SOP và vẽ kịch bản trên Canvas → Chạy thử và gửi Dev Request → Ban Giám đốc thẩm định và phê duyệt (Pha 4 Focal Point) → Server lưu snapshot phiên bản và phát hành công khai → Workflow Engine lắng nghe sự kiện qua SSE và lịch quét 30 phút → Kiểm tra qua 3 lớp chống bắn lặp → Thực thi hành động nội bộ & bắn tin Telegram/GWS → Ghi nhật ký vào workflow_runs.

Bước	Tên bước nghiệp vụ	Ai thực hiện	Đầu vào (Input)	Đầu ra (Output)	Công cụ / Hệ thống	SLA & Điểm kiểm soát quản trị / Rủi ro
B1	Biên soạn Sổ tay Kỹ năng (SOP)	Chuyên viên nghiệp vụ	Nhu cầu chuẩn hoá `RQ`	Kỹ năng nháp `SK`	`/skills` · Markdown Importer	Soạn thảo cấu trúc chuẩn: Tóm tắt, Các bước tuần tự, Checklist nghiệm thu, Tài nguyên đính kèm.
B2	Thiết kế Workflow Canvas	Chuyên viên nghiệp vụ	Kỹ năng nháp `SK`	Kịch bản tự động `WF`	`/workflows/[id]` (React Flow)	Kéo-thả Node: Trigger (status_change/daily_scan) → Condition (AND) → Actions (create_task, notify, telegram...).
B3	Chạy thử & Gửi Đề xuất	Chuyên viên nghiệp vụ	Kịch bản tự động `WF`	Yêu cầu `DR` (status: new)	`/requests` · Test Run	Chạy thử nghiệm trên dữ liệu mẫu; gửi Dev Request kèm mô tả có @mention; quyền sửa khoá khi sang review.
B4 ★	Thẩm định & Phê duyệt Yêu cầu	Ban Giám đốc (BOD)	Yêu cầu `DR`	Quyết định duyệt `AP`	`/api/requests/review`	FOCAL: Thẩm định tính chuẩn hoá, an toàn dữ liệu và phân quyền; từ chối hoặc duyệt kèm ghi chú `reviewNote`.
B5	Phát hành & Snapshot Version	Admin / Dev Lead	Quyết định duyệt `AP`	Bản phát hành `RL` (vX.Y)	Versioning Engine	Gán số hiệu phiên bản (ví dụ: `v1.2`); server tự động snapshot lưu vào lịch sử 20 phiên bản của Skill.
B6	Lắng nghe Realtime & Quét 30p	Workflow Engine	Bản phát hành `RL`	Sự kiện kích hoạt `EV`	Store Subscription & Cron	Bắt realtime thay đổi Task/Project/Invoice qua SSE; chạy daily scan mỗi 30 phút để quét hạn và việc tồn đọng.
B7	Xử lý Chống bắn lặp 3 lớp	Workflow Engine	Sự kiện kích hoạt `EV`	Sự kiện hợp lệ `AL`	Deduplication Guard	Lớp 1: Fired-key trong `user_data` · Lớp 2: Kiểm tra tag ẩn `wf:<id>:<key>` · Lớp 3: State value check.
B8	Thực thi Actions & Bắn Relay	Workflow Engine	Sự kiện hợp lệ `AL`	Hành động thực thi `EX`	Relay Server (`/api/me/relay`)	Tự sinh Task mới, gửi Toast/Bell, bắn tin Telegram Bot hoặc Google Workspace Chat qua Whitelist an toàn.
B9	Ghi Audit Log & Giám sát	Workflow Engine	Hành động thực thi `EX`	Nhật ký `LG` trong DB	`POST /api/workflow-runs`	Lưu trữ kết quả (success/error), số lượng action đã chạy, phục vụ tra cứu minh bạch và gỡ lỗi.

6. Điểm kiểm soát quản trị & Quy tắc bất biến (Guardrails)

Security & Compliance Rules

Các nguyên tắc vận hành và hàng rào an toàn (Guardrails) bắt buộc phải tuân thủ trong toàn bộ hệ thống ERP CTC Smart Tech.

🛑 5 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ RỦI RO BẮT BUỘC:

Nguyên tắc Hợp đồng: Tuyệt đối không giao việc/sản xuất khi chưa có Hợp đồng dịch vụ hoặc xác nhận tạm ứng cọc tối thiểu 30-50% bằng văn bản.
Nguyên tắc Chi tiêu > 5.000.000đ: Mọi khoản thanh toán cho Nhà cung cấp (Vendors) hoặc chi phí phát sinh ngoài dự toán vượt ngưỡng 5tr bắt buộc phải có phê duyệt của Ban Giám đốc (BOD).
Nguyên tắc Cách ly Dữ liệu Multi-tenant: Dữ liệu giữa các tenant (ctc, ode, lhbd, journalist) được lưu tách biệt vật lý trong từng file SQLite crm.db riêng, kiểm soát truy cập qua Host header và HMAC SHA-256 session token.
Nguyên tắc Bảo mật Tích hợp Ngoài: Webhook relay (Telegram, Zalo, Google Workspace) chỉ chấp nhận gửi tới các domain nằm trong Whitelist an toàn; API Token của Telegram Bot không bao giờ trả full về phía trình duyệt client.
Nguyên tắc Nguồn sự thật Realtime: Nguồn sự thật duy nhất của hệ thống là chuỗi Revision snapshot trong bảng revisions; mọi thay đổi đều tự động tăng rev, phát sinh changelog và đồng bộ qua SSE. Từ 02/09/2026 mỗi bản ghi còn mang actor_id và source — biết ai ghi và qua đường nào (web · api-key · agent · system).
Nguyên tắc Hai tầng lọc dữ liệu: Mọi đường đọc dữ liệu nghiệp vụ phải chạy đủ scopeStateForUser(filterStateForUser(inner, actor), actor) — tầng một cắt theo phân hệ, tầng hai cắt theo phạm vi từng bản ghi. Thiếu tầng hai là rò dữ liệu cả công ty; đã xảy ra ba lần và được vá 02/09/2026, nay có test khoá chặt.
Nguyên tắc ERP không chạy CLI mô hình: ERP không bao giờ chạy claude -p, agy -p hay CLI mô hình nào. Lời nhắc của người dùng là dữ liệu không tin được; đưa nó vào một tiến trình có công cụ, chạy cùng unix user với cơ sở dữ liệu, là trao quyền chạy lệnh cho bất kỳ ai đăng nhập được. Ngoại lệ từng tồn tại sáng 03/09/2026 và bị gỡ ngay trong ngày.
Nguyên tắc Khoá API là danh tính: Mỗi khoá trong bot_api_keys gắn chết một tài khoản; hệ thống ngoài không tự khai mình là ai. Khoá chỉ lưu SHA-256, bản rõ hiện một lần. Khoá không mở được cánh cửa mà chính người đó không có, và bảng hành động cho trợ lý là allowlist 9 lệnh, không có lệnh xoá nào.
Nguyên tắc Trợ lý chỉ tạo bản nháp: Trợ lý ngoài tạo được kỹ năng (trạng thái draft) và quy trình (đang tắt), nhưng không sửa bản có sẵn, không xoá, không chia sẻ, không phát hành, không bật quy trình. Những việc đó do người làm trên giao diện. Hạn 40 bản nháp mỗi người mỗi ngày.

🤖 TRỢ LÝ AI VÀO HỆ THỐNG BẰNG ĐƯỜNG NÀO

Chiều đúng là trợ lý gọi VÀO ERP, song song với giao diện web — không phải ERP gọi ra AI. AI Gateway giữ các kênh (Telegram, Zalo, web) và chạy một engine thuê bao cho mỗi phiên trong workspace riêng của từng người; workspace đó giữ khoá API và tệp chỉ dẫn kỹ năng. Agent dùng chúng gọi POST /api/agent/action. Đổi engine (agy / claude) không đổi quyền — quyền đi theo khoá, không theo engine.

Chi tiết kèm hai sơ đồ kiến trúc: Phân tích hệ thống → AI Engine & Gateway.

Quy trình nghiệp vụ hệ thống ERP CTC